Samo uruchomienie programu benefitowego nie wskazuje, czy przeznaczony na niego budżet jest dobrze wykorzystywany. Liczba zapisanych pracowników nie pokazuje jeszcze, ilu z nich faktycznie korzysta ze świadczenia i jak często. Dlatego podczas oceny warto wziąć pod uwagę dane o kosztach, aktywności użytkowników i regularności korzystania.
Ile naprawdę kosztują benefity pracownicze w przeliczeniu na aktywnego użytkownika?
Zestawienie miesięcznego kosztu programu z liczbą wszystkich zapisanych osób bywa mylące. Jeśli firma przeznacza na świadczenie 6000 zł miesięcznie, a korzysta z niego 60 osób, koszt aktywnego użytkownika wynosi 100 zł. Gdy w kolejnym miesiącu aktywnych pozostanie 30 osób, wzrośnie on do 200 zł, mimo że całkowity wydatek się nie zmienił.
Warto więc śledzić:
miesięczny koszt programu ponoszony przez firmę,
liczbę osób zapisanych i faktycznie korzystających z programu,
liczbę wykorzystań, jeśli takie dane są dostępne.
Jak odróżnić popularny benefit od benefitu rzeczywiście użytecznego?
Duże zainteresowanie w chwili uruchomienia programu nie musi utrzymać się przez kolejne miesiące. Pracownik może kilka razy skorzystać z benefitu, a później przestać. Dlatego sama liczba uczestników nie powinna być podstawowym miernikiem sukcesu.
Więcej mówi odsetek osób regularnie korzystających z benefitów oraz to, czy aktywność utrzymuje się przez dłuższy czas. Jeśli po kilku miesiącach wyraźnie spada, warto sprawdzić przyczynę. Może nią być nieodpowiednia lokalizacja, mały wybór usług, godziny otwarcia niedopasowane do grafiku albo wysokość dopłaty pracownika.
Dane liczbowe dobrze uzupełnić, uzupełniać wynikami krótkiej ankiety. Pytania o powody niekorzystania i brakujące elementy oferty często stanowią cenne źródło informacji. W ten sposób benefity pracownicze można oceniać na podstawie rzeczywistych zachowań, a nie wyłącznie deklarowanego zainteresowania.
Jak frekwencja i częstotliwość korzystania wpływają na ocenę kosztów?
Dwie osoby oznaczone w raporcie jako aktywne mogą korzystać z programu zupełnie inaczej. Jedna pojawi się w obiekcie sportowym raz w miesiącu, druga kilka razy w tygodniu. Jeśli analizowana będzie tylko liczba aktywnych kart, ta różnica pozostanie niewidoczna.
Dlatego warto sprawdzić również średnią liczbę wykorzystań na użytkownika. Pozwala to lepiej dobrać zakres świadczenia. Nie zawsze najszersza opcja będzie potrzebna całemu zespołowi. Dobrym przykładem są programy VanityStyle – FitSport obejmuje 8 wizyt w miesiącu, natomiast FitProfit jest dostępny w wariancie limitowanym lub nielimitowanym. Przy wyborze można więc uwzględnić rzeczywistą częstotliwość aktywności.
Koszt warto zestawiać nie tylko z liczbą użytkowników, ale także z intensywnością korzystania.
Dlaczego ten sam benefit może mieć różną wartość dla różnych grup pracowników?
Ten sam benefit nie musi być równie użyteczny dla wszystkich. Na jego wartość wpływa przede wszystkim to, jak łatwo można z niego skorzystać i czy odpowiada warunkom pracy danej grupy. Przykładowo karta sportowa może być częściej wykorzystywana przez pracowników biura w dużym mieście niż przez osoby zatrudnione w mniejszym oddziale, gdzie dostępna jest ograniczona liczba obiektów sportowych, rekreacyjnych i rozrywkowych.
Różnice mogą wynikać także z systemu pracy. Osoby pracujące zmianowo, zdalnie lub często podróżujące korzystają ze świadczeń w inny sposób niż pracownicy zatrudnieni w stałych godzinach. Dlatego przy ocenie programu warto porównywać wykorzystanie benefitów m.in. między poszczególnymi lokalizacjami, zespołami i modelami pracy.
Jak często warto analizować wykorzystanie benefitów i aktualizować ofertę?
Pierwszy miesiąc po uruchomieniu programu rzadko daje miarodajny obraz. Nowość może chwilowo zwiększać zainteresowanie, dlatego lepiej obserwować wyniki w dłuższej perspektywie.
Praktycznym rozwiązaniem jest analiza benefitu pracowniczego co 3 miesiące, która obejmuje:
koszt,
liczbę aktywnych użytkowników,
częstotliwość korzystania,
zmianę względem poprzedniego okresu.
Jeśli aktywność spada, warto sprawdzić przyczynę – zakres programu, sposób finansowania, komunikację wewnętrzną albo dostępność usług.
Nie każdy słabszy wynik oznacza, że trzeba zrezygnować ze świadczenia. Czasem wystarczy zmienić wariant lub lepiej poinformować zespół o możliwościach korzystania z benefitu.
Celem pomiaru nie powinno być znalezienie najtańszego benefitu, ale takiego, z którego pracownicy realnie korzystają. Dlatego warto zapoznać się z ofertą VanityStyle, obejmującą różne programy benefitowe.
